Posição: Assistente de Direcção e Administração
Reporta: Oficial de Administração e Finanças
Data de Início: October 2022
Status: Full-time
Localização: Maputo, Moçambique
Sobre o iDE
iDE é uma organização de desenvolvimento global que promove abordagens baseadas no mercado na agricultura; acesso ao financiamento; e água, saneamento e higiene (WASH) para criar rendimento e oportunidades de subsistência para famílias economicamente e socialmente desfavorecidas. Com escritórios em 12 países em todo o mundo, iDE iniciou operações em Moçambique em Janeiro de 2010 com o objectivo de melhorar o rendimento e as oportunidades de subsistência dos pobres rurais e utiliza uma abordagem integrada de desenvolvimento da cadeia de valor para implementar iniciativas de desenvolvimento agrícola que aumentem a produtividade e o rendimento dos pequenos agricultores.
RESPONSABILIDADES:
Direcção:
- Responsável por organizar e manter a agenda do Director Nacional, auxiliando na execução de uma variedade de tarefas administrativas;
- Manter a agenda da Direcção e auxiliar na planificação de compromissos, reuniões de Direção, conferências, etc;
- Elaborar textos profissionais especializados e outros documentos oficiais;
- Gerir e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.);
- Realizar e encaminhar contactos telefónicos e mensagens;
- Planear e organizar reuniões, eventos e viagens, dando todo o apoio logístico necessário à boa realização dos mesmos;
- Apoiar na preparação de reuniões e da respectiva documentação incluindo, elaboração de agenda e das respectivas actas detalhadas entre outros;
Realizar todas as tarefas administrativas inerentes à função, nomeadamente:
- Receber e encaminhar correspondência;
- Elaborar cartas, relatórios e apresentações;
- Garantir o arquivo e organização de documentação;
- Fazer a gestão de viagens do Executivo;
- Desenvolver um sistema de arquivo organizado;
- Lidar com documentos confidenciais garantindo que eles permaneçam seguros;
- Manter os registros electrônicos registrados para garantir que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis.
Recepção:
- Elaborar e implementar guiões para o funcionamento da recepção;
- Elaborar correspondência e outros documentos oficiais;
- Gerir e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, encomendas, etc.);
- Efectuar o registo de entradas e saídas de correspondências,
- Receber, anunciar e encaminhar os visitantes;
- Garantir o arquivo e organização de documentação física e electrónica (GDrive);
- Garantir confidencialidade e arquivo seguro de documentos da organização;
- Monitorar a prestação de serviço dos seguranças;
- Atender, efectuar e encaminhar as chamadas telefónicas;
- Operar o sistema de PBX/telefone e manter o registo de chamadas;
- Elaborar o relatório mensal do consumo de chamadas;
- Fazer conciliação mensal das chamadas (factura e lista de registo);
- Controlar o fluxo de entrada e saída de pessoas fazendo cumprir as normas de segurança;
- Fazer o scan dos documentos;
- Fazer e preparar cópias para o arquivo e encadernações, se necessário;
- Organizar e actualizar o sistema de arquivo;
- Zelar pela estética geral da recepção;
- Fazer actualização periódica das listas de contactos institucionais.
Administração:
- Organizar e manter registos da agenda, dispondo de horários de reuniões e avisar aos participantes;
- Fazer o controlo de assiduidade conciliado entre o livro de ponto e os mapas resumo diário e mensal;
- Controle do economato (produtos de copa, de higiene e limpeza);
- Controlar e preencher o uso do Projector e do aparelho de Conference call;
- Auxiliar na logística de táxis, viagens, hotéis e reuniões;
- Dirigir-se ao banco quando necessário em apoio a Logística ou Contabilidade;
- Auxiliar na execução de tarefas administrativas;
- Desempenhar outras funções, conforme necessário.
REQUISITOS GERAIS
- Nível médio em uma das seguintes áreas: Secretariado, Gestão e Administração Pública; e
- Mínimo de 2 anos de experiência em funções similares;
- Conhecimentos gerais de administração de escritório; e
- Proficiência em Microsoft Office e Google na óptica do utilizador.
APTIDÕES FÍSICAS E LINGUÍSTICAS
- Fluência verbal e escrita em Português e ter um bom nível de conhecimento em Inglês será uma vantagem;
- Capacidade de trabalhar com autonomia e responsabilidade;
- Excelente comunicação e coordenação de trabalho;
- Habilidades em realizar múltiplas tarefas e gerir situações de pressão;
- Excelente capacidade de organização e gestão de tempo;
- Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
- Orientado para resultados, dinamismo, integridade, ética e confidencialidade.
DECLARAÇÃO DE DIVERSIDADE
A iDE orgulha-se do seu capital humano talentoso e diversificado. Minorias, mulheres e indivíduos com deficiência são encorajados a candidatar-se. A contratação, promoção e remuneração dos trabalhadores são conduzidas sem consideração de raça, cor, religião, gênero, identidade ou expressão sexual, orientação sexual, origem nacional, genética, deficiência ou idade.
INSTRUÇÕES DE APLICAÇÃO
Os candidatos são convidados a enviar o seu Curriculum Vitae, incluindo 3 referências, de preferência dos seus últimos supervisores directos caso tenha experiência profissional ou estágio(s), e uma carta de apresentação (1 página) para mozambique-recruit@ideglobal.org indicando a posição e o local “Assistente
de Direcção e Administração – Maputo” como título do email. A posição estará aberta até termos identificado a/a candidata ideal. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados. iDE é um empregador de igualdade de oportunidades e não discriminará com base na raça, gênero, religião ou
orientação sexual