A TechnoServe pretende recrutar para o seu quadro de pesssoal uma (1) Secretaria Executiva (M/F) para Cidade da Beira.
Tarefas
Gerir a Recepção da Sede Corporativa
Efetuar a triagem, registo e enumeração e encaminhamento de expediente remetido à nossa instituição;
Efetuar registo e enumeração de todo expediente emitido pela nossa instituição para o destino e beneficiário pretendido;
Acolher visitantes e hóspedes;
Tomar notas e recados e encaminhar ao respectivo departamento.
Apoio Administrativo Geral à Sede Corporativa (Edifício, Viaturas e Utensílios)
Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
Controlo o estado dos edifícios gerir a sua manutenção;
Realizar a manutenção periódica de viaturas, impressoras e outro material necessário para o pleno funcionamento da sede;
Gerir os contratos que directamente beneficiam o funcionamento da Sede Corporativa (água, energia, internet, jardinagem, etc..);
Gerir as viaturas alocadas a Sede Corporativa assim como o plano da sua utilização;
Gerir e controlar a carteira de seguros da instituição (automóvel, responsabilidade civil pública, responsabilidade civil profissional, de saúde e de evacuações).
Prestar Apoio e Auxilio de Secretariado à Administração (Directores Executivos) nomeadamente:
Agir como ponto focal da Administração e atender telefonemas e e-mails e tomar as devidas notas;
Efectuar a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido a Administração (Directores Executivos);
Organizar e gerir a agenda da Administração;
Fazer marcações de reuniões;
Dar resposta a pedidos de reunião internos ou externos e agenda-las adequadamente.
Redigir os documentos (ex: memorandos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário e de forma correcta e compreensiva;
Apoiar a Administração (Directores Executivos) na gestão diária de tempo;
Executar recados assim que indicado;
Planificar viagens, incluindo voos, alojamento e transporte Terrestre;
Coordenar eventos, conferências e palestras;
Preparar correspondências, como e-mails e cartas;
Lembrar a Administração de tarefas e agendas e prazos;
Gerir a base de dados da instituição olhando aos processos legais, leis, contratos assim como o respectivo arquivo;
Apoiar na implementação de procedimentos e respectiva manutenção assim como o sistema de gestão;
Servir de elo de ligação e manter um bom relacionamento com colaboradores, clientes e fornecedores;
Apoiar no processo de gestão financeira da Sede Corporativa cobrando e arquivando os processos de despesas;
Outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o apoio directo da Administração podendo variar de momento a momento e em função das circunstâncias;
Realizar as actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias;
Assegurar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes;
Organizar e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos da Direcção, garantindo o acesso a informação actualizada;
Apoio administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
Monitorizar o correcto funcionamento das instalações, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto;
Realizar e participar na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de decisão;
Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes;
Realizar outras actividades superiormente definidas.
Requisitos
- Nível Médio / Licenciatura é uma grande Vantagem / em Administração Pública e/ou Gestão de Empresas e/ou ainda Direito;
- Formação em Secretariado Executivo será uma vantagem;
- Experiência mínima de cinco (5) anos na área de Secretariado Executivo/ Assessoria de Executiva;
- Domínio da língua Portuguesa e Inglesa (oral e escrita);
- Forte habilidade de redigir documentos institucionais;
- Conhecimentos de utilização das ferramentas do MS Office (Excel, PowerPoint e Word) na óptica do utilizador.
- Habilidades Esperadas
- Discernimento e confiabilidade: muitas vezes você será parte de informações confidenciais;
- Flexibilidade e adaptabilidade;
- Boa capacidade de comunicação oral e escrita;
- Habilidades organizacionais e capacidade de multitarefa;
- A capacidade de ser proativo e tomar a iniciativa;
- Tato e diplomacia.
- Habilidades de Comunicação
- Um conhecimento de pacotes de software padrão e a capacidade de aprender software específico da empresa, se necessária.
Exigências
Carta de Candidatura indicando a vaga a que concorre e o local;
Certificados de habilitações Literárias
Cópia de Bilhete de Identidade
Curriculum Vitae.
Nota: Apenas candidatos pré selecionados serão contactados.
Processo de Candidatura
Email: technoservecandidatura@gmail.com
Validade: 20/01/2023
Local: Sofala-Beira