O Assistente Executivo fornece apoio de nível executivo ao Chefe da Delegação (HoD) para a Delegação do Cluster do País de Maputo e apoio administrativo geral à equipa do Cluster. Isso inclui assistência administrativa, logística e de gerenciamento de informações ao HoD e outros membros da equipe, bem como planejamento e coordenação das atividades da equipe.
A função fornece algum apoio administrativo pessoal limitado ao Chefe da Delegação (HoD) para a Delegação do Grupo Nacional de Maputo e facilita as relações com as principais partes interessadas para resolver uma variedade de questões administrativas de alto nível de tempos a tempos.
A função também envolve o fornecimento de administração de projetos e suporte de gerenciamento para projetos/iniciativas específicas sob o comando do Chefe da Delegação.
Deveres e responsabilidades do trabalho
Suporte Executivo
- Manter os calendários para o Chefe da Delegação e a equipe do Cluster, incluindo a identificação de prazos/marcos principais nos planos da equipe e sinalizar o acompanhamento necessário. Relacionar-se com os membros da equipe para garantir que as ações estão sendo seguidas.
- Antecipar necessidades e responder a solicitações diretas e antecipadas; fornecer respostas ponderadas aos pedidos e acompanhar os itens de ação em nome do Chefe da Delegação.
- A criação contínua da documentação necessária envolve a produção de cartas, notas informativas, documentos de referência, formatação de relatórios e outros materiais de comunicação.
- Tradução de mensagens/documentos entre português e inglês e quando necessário durante as reuniões.
- Manter um banco de dados de detalhes de contato interno/listas de mala direta para Parceiros e Sociedades Nacionais para uma comunicação eficaz. Apoiar o gerenciamento eficaz e oportuno de solicitações, consultas e necessidades relacionadas de Parceiros.
- Participar de reuniões e/ou ligações com o Chefe da Delegação quando necessário – coordenar, produzir e distribuir agendas, bem como redigir minutas abrangentes e fornecer um esboço de resumo das principais questões levantadas e recomendações sugeridas.
- Prestar apoio geral e interdepartamental na implementação de projetos em que o Chefe de Delegação é o encarregado.
- Organização de reuniões e eventos internos e externos no escritório do HOD, incluindo logística de reuniões, preparação de materiais e coordenação entre equipes de viagens e acomodações.
Suporte de gerenciamento de projetos
- Para projetos atribuídos ao Chefe da Delegação – Monitore regularmente para garantir que esses projetos estejam utilizando as linhas orçamentárias corretas e mantenha o acompanhamento do orçamento. Trabalhar em estreita coordenação com a equipe de Finanças para monitorar despesas, taxas de queima e enviar seus relatórios para Finanças e PMER.
- Em ligação com a equipe de Programas, suporte no desenvolvimento, acompanhamento e manutenção de acordos e correspondências de projetos.
- Desenvolver e manter o sistema de arquivamento físico e eletrônico da Delegação para a equipe para garantir que todos os dados programáticos estejam disponíveis para fácil acesso e recuperação de informações.
- Fornecer suporte administrativo ao projeto da equipe de programas da delegação para a implementação eficiente dos programas.
Educação
- Diploma universitário relevante na área.
Experiência
- 4 anos de experiência relevante.
- Experiência em planejamento e organização de workshops.
- Experiência em função administrativa/coordenação.
- Experiência em gerenciamento de fluxo de trabalho.
Conhecimentos, habilidades e idiomas
- Excelentes conhecimentos de informática. (por exemplo, Microsoft Outlook, Word, Excel, Adobe Acrobat).
- Experiência em princípios e procedimentos de gestão de escritório.
- Experiência em identificação e solução de problemas.
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita em inglês.
- Comportamento discreto e diplomático.
- Conhecimento e compromisso com os Princípios Fundamentais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho e capacidade de modelar esses Princípios nas relações com colegas e parceiros e traduzi-los para a prática de desenvolvimento.
- Habilidades de redação de relatórios.
- Fluência em português e inglês falado e escrito.
Competências, Valores e Comentários
- Comunicação; Colaboração e Trabalho em Equipe; Julgamento e Tomada de Decisão; Sociedade Nacional e Relações com o Cliente; Criatividade e inovação; Construindo confiança
Validade: 30-03-2023
Para se candidatar a esta vaga visite www.ifrc.org.