Coordenador De Administração E Logística

A CARE Internacional, uma organização de desenvolvimento e humanitária em Moçambique deste 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte duma grande federação internacional procura contratar um (1) Coordenador de Administração e Logística baseado em Maputo.

Resumo do Trabalho

O Coordenador de Administração e Logística é responsável pela gestão eficiente dos serviços de transporte/ logística, administração, bens e viagens. Isto inclui assegurar que todos os processos estão a funcionar de forma eficiente em todo o CO e que existe uma boa coordenação entre Maputo e os sub-escritórios. Ele/ ela é responsável por garantir que as operações da CARE Moçambique sejam realizadas de forma eficiente e em alinhamento com as políticas, procedimentos e padrões operacionais estabelecidos para que as atividades do programa possam ser implementadas sem problemas, dentro do prazo e do orçamento.

Ele/ ela colabora com os gerentes das sub-escritórios e garante a coordenação eficaz entre o programa e a administração em toda a CARE Moçambique e mantém a documentação de políticas e procedimentos atualizada. O Coordenador de Administração e Logística deve ser um solucionador de problemas proativo, automotivado e enérgico. Ele/ ela deve se responsabilizar e aos membros da equipe pela prestação de serviços eficaz e eficiente aos
programas, bem como pelos altos níveis de integridade e conformidade com as políticas, processos e regulamentos organizacionais. Ele deve demonstrar a adoção de métodos eficientes e econômicos e um forte foco no atendimento ao cliente.

Responsabilidades

Responsabilidade No: 1 Liderança e gestão da Equipa de Logística e Administração do Escritório Nacional

Liderança e gestão de alta qualidade da equipe – Gere o desempenho dos membros da equipe por meio de análises de desempenho, conversas frequentes e outros métodos apropriados para a melhoria contínua do desempenho;
Desenvolver e organizar as atividades da administração e do Departamento de Logística para fornecer suporte oportuno e eficaz ao programa de CO para garantir que os objetivos sejam alcançados;
Parceria com outras posições e departamentos do CO para garantir a coordenação perfeita e suporte ao CO;
Supervisionar e orientar a equipe administrativa em Maputo, incluindo o motorista/assistente de logística, recepcionista / assistente administrativo e limpeza e garantir a entrega de serviço em tempo hábil e de alta qualidade bem como os Oficiais de Administração dos Sub-escritórios sem presença de pessoal Senior da
Administração;
Fornecer orientação e apoio e reforço de capacidade para a equipe administrativa do sub-escritório, conforme instruído pelo Gestor Sênior de Apoio aos Programas;
Garantir que todos os funcionários tenham a orientação e diretrizes adequadas para garantir a implementação das políticas e procedimentos administrativos da CARE;
Contribuir para controles de custos por meio de revisão sistemática de despesas, identificar medidas de redução de custos e implementar de forma adequada para melhorar a administração dos recursos de CO;
Conduzir visitas regulares de monitoramento e supervisão aos escritórios provinciais para fornecer suporte e treinamento para a equipe administrativa e realizar verificações pontuais de arquivos para garantir a disponibilidade e precisão das informações no sistema;
Assegurar que haja coerência no apoio prestado entre Maputo e as localizações do Field Office, influenciando positivamente as formas de trabalho dentro da Equipa de PS para ter um impacto positivo na eficiência das diferentes unidades e agregação de valor ao CO.

Responsabilidade No: 2 Propriedade CO e Gestão de Activos (incluindo gestão de armazém)

Garantir que todos os funcionários tenham a orientação e diretrizes adequadas para garantir a implementação das políticas e procedimentos de propriedade e ativos da CARE;
Certifique-se de que os procedimentos estão implementados e em uso para garantir a gestão adequada, documentação e proteção dos activos da CARE;
Garantir que os procedimentos e processos estejam em vigor e em uso para controlar a alocação e gestão de equipamentos, incluindo veículos, e garantir a implementação de uma gestão eficaz da frota;
Gerir o inventário, bens e equipamentos da Representação e do armazém de Maputo;
Garantir que as propriedades alugadas sejam administradas de maneira adequada, de acordo com os termos e condições do contrato de locação;
Mitigar possíveis riscos garantindo segurança e proteção para ativos alugados e próprios;
Liderar inventário físico semestral e anual e reconciliação do Registro de Propriedade com os registros financeiros, conforme exigido pela política e procedimentos da CARE.

Responsabilidade No: 3 Gestão de instalações e administração

Coordenar a prestação de apoio administrativo aos escritórios provinciais, conforme solicitado;
Garantir a manutenção de todas as instalações alugadas/ próprias da CARE e cumprir as obrigações dos serviços públicos em tempo hábil;
Liderar a análise das necessidades relacionadas a viagens do escritório do país e coordenar com a aquisição para identificar prestadores de serviços de alta qualidade e gerir acordos de nível de serviço (SLAs) subsequentes;
Fortalecer o sistema da CARE Moçambique para gestão de viagens;
Coordenar e garantir a implementação de políticas e atividades administrativas.

Responsabilidade No: 4 Gestão da Frota

Garantir que sistemas eficazes estejam implementados para programação, gestão e manutenção de veículos e relatados em tempo hábil;
Apoiar a equipe para incorporar sistemas organizacionais, padrões e estruturas relacionadas a gestão de frota, incluindo aconselhamento, clareza sobre políticas, procedimentos e formas de trabalho;
Garantir que as políticas e procedimentos relacionados à frota para logística sejam cumpridos, incluindo a garantia de métricas e relatórios;
Análise da Frota ao nivel Nacional para determinar o meio de entrega mais econômico e eficiente.

Responsabilidade No: 5 Ponto Focal de Segurança e Proteção – Escritório de Maputo – Em coordenação com o ponto focal de proteção e segurança do CO

Implementar e manter os protocolos de segurança e proteção da CARE, incluindo os protocolos de emergência médica e de evacuação;
Comunicações: Certifique-se de que haja comunicações eficazes, incluindo sistema de árvore de comunicação, telefones celulares, redes de rádio e SatPhone;
Conduzir treinamento de conscientização de segurança de acordo com as políticas e procedimentos da CARE e em cooperação com o Gestor de Segurança regional;
Avaliar as acomodações, escritórios e outras instalações da CARE em todos os locais operacionais e aconselhar sobre quaisquer medidas de segurança possíveis ou mudança de locais;
Monitorar e garantir a adesão da equipe às medidas de proteção e segurança estabelecidas.

Requisitos

Qualificações e Experiência

Bacharelato em Administração de Empresas, Logística, Finanças ou áreas relacionadas ou equivalente em anos de experiência profissional em funções progressivamente seniores. Um grau de mestre é desejável;
O cargo exige experiência profissional mínima de 5 anos na gestão de processos administrativos, sendo pelo menos 2 em nível gerencial;
Conhecimento de gestão administrativa e logística e experiência em eficácia organizacional e melhores práticas de operações;
Excelentes habilidades de planeamento, negociação e comunicação – capacidade de adaptar ou mudar as prioridades de acordo com as demandas de mudança do trabalho;
Orientado ao cliente – interno e externo;
Fluente em português e Inglês;
Muito boa capacidade de redação;
Habilidades intermédias em informática;
Boas habilidades interpessoais.

Os/As Candidatos(as) com o seguinte perfil devem contactar a CARE: