TERMOS DE REFERÊNCIA
A ASSOCIAÇÃO ACTIONAID MOÇAMBIQUE (AAMoz) é uma organização nacional não-governamental, membro afiliado 42 da Federação Internacional ActionAid, que trabalha para o alcance da justiça social, igualdade de género e erradicação da pobreza. Outrossim, é importante referir que outrora existia a ActionAid Internacional, uma delegação da ActionAid do Reino Unido, que iniciou as actividades em Moçambique em 1988, transferindo-as para a Associação ActionAid Moçambique, criada em 2012.
No âmbito da implementação das actividades a nível do programa Nacional, a AAMoz pretende recrutar um Gestor(a) de Administração e Finanças oferecendo um projecto profissional de elevado potencial de realização pessoal e de impacto na sociedade.
Abaixo, é apresentado o escopo da função e os requisitos que o candidato(a) deve reunir para o adequado exercício da mesma.
1. Missão
- Assegurar a salvaguarda dos activos da ActionAid Moçambique, bem como a boa gestão dos diferentes processos contabilísticos, a boa gestão dos diferentes relatórios aos doadores e o pagamento oportuno dos diferentes impostos e compromissos da Organização com entidades governamentais.
- Assegurar a razoabilidade das demonstrações financeiras da ActionAid Moçambique, para a realização de auditorias internas e externas a nível institucional, bem como em nome dos diferentes doadores, quando necessário.
- Assegurar a boa gestão das diferentes operações a nível interno e externo da ActionAid Moçambique.
- Assegurar uma boa gestão na condução do acompanhamento e implementação dos diferentes orçamentos no âmbito da ActionAid Moçambique e Programas Locais de Direitos.
2. Responsabilidades e Tarefas
O Gestor(a) Administração e Finanças será responsável pelas seguintes tarefas no âmbito dos processos transversais de administração e finanças da AAMoz:
No âmbito geral
1. Apoia a Directora de Administração e Finanças na implementação e avaliação dos controles financeiros da organização, com vista a manter a integridade financeira;
2. Gere e contribui para o desenvolvimento e a consecução dos objectivos estratégicos da AAMoz e AAI;
3. Gere os registos de activos fixos e assegura a sua actualização trimestral;
4. Gere os processos de Aquisições no geral;
5. Fornece ou garante o suporte logístico e operacional para quaisquer eventos, reuniões ou actividades exigidas;
6. Assegura que a estratégia financeira a longo prazo do programa do país seja viável;
7. Analisa e realiza a reconciliação das contas do balanço mensal;
8. Elabora relatórios financeiros para a equipe de gestão, Actionaid Internacional e doadores;
9. Realiza a gestão de tesouraria, caixa e contas bancárias;
10. Elabora orçamentos de projectos financiados por doadores e fundos internos;
11. Assegura a gestão e monitoria de parceiros/subvencionados em matéria de administração e finanças, incluindo a capacitação dos mesmos;
12. Gestão de pessoal e avaliação de desempenho;
13. Participa e facilita a realização de auditorias internas e externas e garante o seguimento das recomendações;
14. Garante o cumprimento de obrigações legais e estatutárias;
15. Executa outras tarefas compatíveis com a sua posição que lhe forem incumbidas pelo Gestor(a) de linha.
No âmbito do planeamento financeiro/orçamentação:
16. Apoia o planejamento anual e o processo de orçamento para permitir a alocação adequada dos recursos de gestão de reservas,
17. Apoia a Directora de Administração e Finança sobre a estrutura orçamental que permite que os titulares do orçamento possam gerenciar eficazmente os planos.
18. Fornece suporte diário durante todo o processo de previsão.
19. Fornece informações financeiras atualizadas aa Directora de Administração e Finanças para planejamento e previsão orçamental
No âmbito do controlo financeiro e elaboração de relatórios financeiros:
20. Certifica que as demonstrações financeiras são emitidas á tempo e numa base mensal.
21. Assegura a implementação e avaliação dos sistemas de gestão financeira para manter a integridade financeira da AAMozambique
22. Garante a conformidade das políticas corporativas da ActionAid internacionais e AAMozambique estabelecidas, relativamente as políticas financeiras e procedimentos de gestão (AFMF).
23. Implementa e cumpre com os GAAP (Normas de contabilidade geralmente aceites), bem como as diretrizes e normas AAI.
24. Revê a documentação e lançamentos no sistema SUN
25. Revê e elabora o desdobramento de ativos e passivos
26. Elabora os “recharges”
27. Prepara os pagamentos fiscais
28. Acompanha os reembolsos de adiantamentos (floats) e outros adiantamentos, garantindo a sua conformidade com as políticas de AAM.
29. Recepciona e revê os pedidos de pagamentos
30. Monitora o sistema de arquivos certificando-se de que todos os documentos estão no lugar
31. Garante que todos impostos (IVA, IRPS, INSS) são processados e pagos atempadamente
32. Garante que certidões de quitação possam ser emitidas a favor da AAMoz sem restrições
33. Faz a revisão de relatórios de doadores
34. Produze relatórios financeiros precisos e em uma base mensal
35. Produze contas de fim de ano, relatórios anuais e relatórios semestrais de acordo com as políticas contábeis da AAI e AAI e conforme exigido pela legislação local
36. Garante que o fecho do período de processamento é cumprido como o seguinte: corte de data, processamento de depreciação, acréscimos e provisão, alocações de pré-pagamento e outros ajustes contábeis em conformidade com o GAAP. (princípios de contabilidade geralmente aceites)
No âmbito do procurement:
37. Garante que os processos de aquisição estejam em conformidade com as políticas da AAMoz
38. Garante que os processos de aquisição sejam devidamente arquivados em processos facilmente identificáveis
39. Garante o seguimento dos procedimentos internos
No âmbito das auditorias internas:
40. Assegura que as demonstrações financeiras sejam preparadas para auditores internos ou externos, conforme necessário.
41. Coordena de perto com os auditores internos e externos para garantir que os horários de auditoria e as diretrizes sejam cumpridas.
42. Assegura um acompanhamento adequado e a aplicação de recomendações acordadas por parte dos auditores internos e externos.
No âmbito da gestão da equipa e desenvolvimento organizacional dos parceiros:
43. Desenvolve as habilidades de todo o pessoal financeiro e ajudar os funcionários não-financeiros no desenvolvimento de habilidades financeiras.
44. Apoia a Directora de Administração e Finanças na elaboração de planos de trabalho de sucessão para o pessoal de finanças em licença.
45. Apoia na avaliação da capacidade financeira das ONG parceiras, incluindo os seus sistemas de controlo interno, documentação e capacidade de relatório sobre as despesas antes das relações a longo prazo.
46. Monitora e avalia as despesas de ONGs parceiras.
47. Apoia o desenvolvimento e revisão de um sistema de contabilidade e comunicação entre ONGs parceiras e AAMozambique.
48. Apoia ou participa em visitas de supervisão aos parceiros e sessões de treinamento.
No âmbito da Gestão do Sistema de Contabilidade:
49. Maximiza o uso dos sistemas SUN, Vision & Probal no programa do país.
50. Garante que os oficiais estejam adequadamente treinados em Sun/Vision e sejam capazes de maximizar o uso dos sistemas, especialmente para a concepção de relatórios.
51. Apoia na disponibilidade de manuais de treinamento de usuários relevantes para todo o pessoal financeiro.
No âmbito do cumprimento das políticas e valores a AAMOZ:
52. Cumpre e promove o cumprimento dos princípios da Política de Género da AAMOZ: Promover um ambiente livre da violência baseada no género
53. Cumpre e promove o cumprimento dos princípios da Liderança Feminista, nomeadamente:
- Promoção da Liderança Feminina transformativa
- Promover os dez princípios da liderança feminina
54. Cumpre e promove o cumprimento dos princípios da Protecção e Segurança, nomeadamente:
- Contribuir para um ambiente seguro, livre de assédio sexual, exploração sexual e abusos.
- Promover um ambiente de protecção as crianças e as pessoas com necessidades especiais.
55. Cumpre e promove o cumprimento Valores Práticos e Prioridades de Mudança de Estratégia da AAMoz, nomeadamente:
- Liderando Inovação e Mudança – Estabelecer uma cultura de excelência na respectiva equipa que valorize a experimentação e a melhoria contínua.
- Liderança Feminista – Defendendo os princípios e valores da liderança feminista, incluindo o compromisso com a diversidade e a inclusão (raça, género, poder).
- Prática de Valores AAMoz – Garantir a cultura pessoal e da equipa que demonstra todos os valores da AAMoz, incluindo: Respeito Mútuo, Equidade e Justiça, Integridade, Solidariedade com as pessoas que Vivem na Pobreza e Exclusão, Coragem de Convicção, Independência e Humildade.
- Protecção e Salvaguarda à criança – Incorporar a abordagem da AAMoz e do sector para a protecção e Salvaguarda no apoio à criança e que a Salvaguarda está incorporada em todas as iniciativas de forma holística.
- SHEA – Garantir que a AAMoz ofereça um ambiente de trabalho seguro, livre de assédio sexual, exploração e abuso.
- PSEA – Proteger os detentores de direitos e as comunidades com as quais trabalhamos contra abuso ou exploração sexual realizados por qualquer membro da Federação ou outro representante da ActionAid.
3. Requisitos Profissionais
3.1 Habilitações Académicas
- Licenciatura em Contabilidade e Auditoria e áreas afins (Gestão Financeira, Gestão)
3.2 Conhecimentos Técnico-Profissionais
- Bons Conhecimentos de orçamentação e controlo orçamental;
- Bons conhecimentos de contabilidade e direito fiscal;
- Bons conhecimentos dos procedimentos financeiros dos principais doadores, incluindo da USAID, UE;
- Bons conhecimentos de procurement;
- Bons conhecimentos de língua portuguesa
- Bons conhecimentos de língua inglesa;
- Bons conhecimentos de sistemas informáticos de contabilidade e gestão financeira
- Conhecimentos médios de informática na óptica do utilizador.
3.3 Competências de Gestão e Comportamentais
O Gestor(a) de Administração e Finanças deverá possuir um nível de proficiência elevado nas seguintes competências Comportamentais:
- Orientação para os Resultados
- Orientação para o Beneficiário/Parceiro
- Eficácia Comunicacional
- Relacionamento Interpessoal
- Observância de Normas e Procedimentos
3.4 Tempo de Experiência
- A Função exige um tempo mínimo 5 anos de experiência de trabalho em áreas similares, de preferência em ONG´s ou OSC.
3.5 Expectativa Salarial
- O candidato deve identificar o intervalo de expectativa salarial.
4. Estimativa de Calendário de Inicio de Actividade
- Agosto de 2023
5. Documentação a submeter pelo candidato
- CV actualizado em português (incluindo referências)
- Carta de Motivação da candidatura
- Cópia do Certificado de Habilitações
- Cópia de outros certificados de formação profissional relevantes para a vaga