Visão geral do cargo:
O assistente administrativo presta serviços de escritório através da implementação de sistemas administrativos, procedimentos e políticas, e monitoriza projectos administrativos a nível do terreno. Além disso, o assistente administrativo irá gerir a experiência dos visitantes, cumprimentando-os, dando-lhes as boas-vindas e encaminhando-os adequadamente.
Descrição das funções
Gestão do escritório
- Receber os visitantes, saudando-os, pessoalmente ou por telefone; responder ou encaminhar os pedidos de informação.
- Assegurar um ambiente de escritório limpo e higiénico, sem pó e organizado
- Gestao da manutencao de todos equipamentos e reparacao do material de escritorio;
- Gestao de encomendas e correspondencias fisicas;
- Gestao das actividades e logistica nos escritorios do campo
- Gestao de impressao de material como brochuras
- Gestao do pessoal de limpeza e seguranca;
Viagens e logística
- Coordenar a logística das viagens dos visitantes de alta prioridade, incluindo táxis, voos e alojamento
- Prestar apoio administrativo e de viagens à equipa de gestão
- Ajudar no planeamento e na organização de eventos e reuniões da equipa, incluindo a escolha de locais e a encomenda de alimentos
- Estabelecer a ligação com o gestor no terreno e elaborar um plano semanal de deslocação das equipas no terreno
- Estabelecer a ligação com a empresa de aluguer de veículos subcontratada e assegurar a disponibilidade de transporte no terreno sempre que necessário (combustível e portagem)
- Assegurar que os guardas subcontratados são colocados nos postos de vigia a tempo.
- Aplicar o protocolo de encerramento das férias de dezembro e efetuar controlos de segurança pontuais.
Gestão das aquisições e do inventário
- Elaborar orçamentos para o material de escritório mensal e pedidos de aquisição.
- Manter um registo das existências de todo o material de escritório e do inventário interno no terreno
- Em consulta com o gestor, efetuar todas as reparações e manutenção do equipamento de escritório e do pessoal
- Efetuar uma avaliação do equipamento de campo e de escritório e fazer recomendações de substituição do equipamento de escritório e do inventário.
- Receber e distribuir equipamento ao pessoal e assegurar o seu reconhecimento
- Remeter os pagamentos diversos aos fornecedores e ao pessoal, conforme necessário, e apresentar todas as facturas acima do limite de caixa ao Gestor do procurement para aprovacao e processamento.
- Manter um registo de caixa pequeno e prestar contas de todas as despesas
- Manter relações com os fornecedores
- Participar na verificação dos activos físicos no final do ano e elaborar um relatório sobre os activos.
Qualificações desejadas:
- Capacidade de organização e atenção ao pormenor excepcionais
- Proficiência em MS Excel e Word
- Integridade e Honestidade
- Forte espírito de propriedade e capacidade de trabalhar de forma autónoma
- Fluência em Portugues e Ingles
- Diploma em gestão de empresas pode ser uma vantagem
- Experiência anterior em administração de escritório uma vantagem
Salario mensal bruto : 56,880.00 MT
Para se candidatar a esta vaga visite boards.greenhouse.io.