Secretária/Tesoureira

A Rede para o Desenvolvimento da Primeira Infância (RDPI) pretende contratar uma (1) Secretária/Tesoureira (M/F).

Introdução

A Rede para o Desenvolvimento da Primeira Infância (RDPI) é uma plataforma de organizações da sociedade civil, com um objectivo comum de promover o desenvolvimento da primeira infância (0 – 5 anos) em Moçambique. Esta Rede foi estabelecida em 2014 por dez organizações da sociedade civil, actualmente conta com 45 membros.

A RDPI tem a visão de que, todas as crianças em Moçambique devem ter uma primeira infância feliz, saudável, proveitosa e que, sejam garantidas as necessidades básicas em termos de saúde, alimentação, nutrição, protecção, ambiente para brincar e aprender, relacionamento sensível e estável, interacções e actividades estimulantes.

No âmbito do seu desenvolvimento institucional, pretende contratar um (a) Secretária/ Tesoureira (o).

Objectivo

Suportar a Secretária Executiva da RDPI na organização e gestão das actividades diárias;
Garantir a gestão correcta das disponibilidades financeiras e os pagamentos da organização.

Funções

Responsável pela facilitação do trabalho da Secretária Executiva, das actividades da estrutura e dos projectos;
Responsável pela gestão e pelo registo de todos os pagamentos e das disponibilidades de caixa e banca de todos os projectos da RDPI.

Principais Responsabilidades e Tarefas

Registar todos os bens dos projectos no Mapa de inventário;
Responsável pela elaboração, pelo referenciamento e pela arquivação de toda a correspondência em entrada e saída;
Responsável pela resposta às chamadas ao número do telemóvel da sede da RDPI;
Suportar os Coordenadores dos projectos na arquivação correcta da documentação de cada projecto implementado;
Facilitar e organizar a agenda da Secretária Executiva;
Facilitar a organização logística de encontros de coordenação interna, de formação e encontros com terceiros (parceiros, fornecedores, financiadores, visitantes, etc.);
Elaborar as actas das reuniões internas (em particular do Comité de gestão) e, se requerido, dos encontros com terceiros;
Fornecer informações financeiras exactas e atempadas ao administrador, contabilista e gestor do projecto para tomada de decisões e aconselha qualquer necessidade de alteração dos sistemas e processos administrativos e financeiros;
Assegurar que os fundos sob a sua gestão estejam seguros;
Assegurar que os pagamentos sejam efectuados apenas quando os pedidos estiverem devidamente revistos e aprovados pela Secretária Executiva e Gestores;
Emitir cheques com os respectivos documentos de desembolso de caixa e obter as devidas assinaturas;
Manter actualizado o livro de caixa e registo de cheques;
Manter o fundo de maneio “petty cash” no nível estabelecido e garantir que seja feita a reposição com base na política do fundo de maneio;
Controlar o uso do Diário de Bordo (Logbook) antes e depois do abastecimento da viatura e a sua manutenção;
Coordenar e apoiar todos os aspectos logísticos para as viagens dos colaboradores, incluindo organização de reuniões, conferências, treinamentos e pagamento de perdiem segundo as políticas e procedimentos da RDPI;
Coordenar a elaboração do Plano de Actividades e Orçamento do sector;
Colaborar na gestão dos processos de recrutamento e selecção para a RDPI;
Assegurar a elaboração de plano de necessidades de consumíveis (gestão do economato);
Receber e validar as requisições de bens e serviços (validação da cabimentação orçamental);
Assegurar a definição de Termos de Referência adequados às aquisições de bens e serviços;
Promover, coordenar e assegurar processo de procurement de fornecedores;
Assegurar a tramitação de facturas validadas pelo sector requisitante para pagamento (contabilidade);
Assegurar o cumprimento das normas e procedimentos internos (Manual de Procedimentos Administrativos e Financeiros e outros);
Responsável pela efectuação e registo de todos os pagamentos da organização;
Responsável pela actualização e reconciliação diária de todos os livros de caixa;
Responsável pela actualização diária e reconciliação semanal de todos os saldos bancários;
Responsável pela gestão das contas e das operações bancárias junto do/s banco/s;
Suportar o Administrador/contabilista na gestão do arquivo administrativo;
Executar outras tarefas relacionadas com a função e solicitadas pelo supervisor directo.

Requisitos

Experiência da Função

Nível Médio e experiência de pelo menos 03 anos no sector ou Licenciatura em Gestão, Secretariado,
Direito Laboral ou áreas afins;
O exercício da função exige o estabelecimento de contactos internos/externos frequentes com todas as áreas funcionais da RDPI para recolha de necessidade e prestação de apoio solicitado;
Três anos ou mais de experiência de trabalho de caixa;
Possuir experiência comprovada no tratamento de caixa e cheques;
Conhecimentos de informática (Excel, MS Word e PowerPoint);
Experiência em reconciliação bancária será uma vantagem;
Fluência na leitura, escrita e expressão oral em português;
Conhecimentos médios de inglês;
Disponibilidade de trabalhar sobre pressão.

Conhecimentos Técnico-Profissionais

São exigidos para o exercício da função conhecimentos técnico-profissionais obtidos em acções de média/longa duração, com os seguintes níveis de complexidade/profundidade:

Bons conhecimentos de secretariado, administração e finanças;
Bons conhecimentos de Legislação Laboral;
Conhecimentos elementares de Gestão de Stocks;
Bons conhecimentos de Gestão Técnica de Recursos Humanos;
Bons conhecimentos do estado de desenvolvimento e do contexto social do País em geral.

Perfil Individual de Competências Requeridas