Pathfinder International uma Organização Não Governamental, que opera em Moçambique, nas componentes de apoio e desenvolvimento de modelos tecnológicos de acção no campo da saúde sexual e reprodutiva, desenvolvimento de capacidade técnicas de gestão, prevenção, tratamento e mitigação na área do HIV e SIDA e de advocacia no âmbito mundial.
Objectivo da Posição
Esta posição apoia a equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.
Principais Responsabilidades
Gestão de Eventos/Actividades/Viagens
- Gere e coordena eventos especiais como reuniões semanais/mensais de departamento e a nível da instituição e Organiza toda a logística necessária para cobertura do evento;
- Recebe, regista e submete TAFs ao departamento Financeiro e organiza a logística necessária para as viagens;
- Em coordenação com a recepção mantém o quadro de viagens e visitas actualizado assim como a gestão dos motoristas.
Gestão de Escritório
- Coordena e supervisiona a limpeza geral do escritório, assegurando que esteja sempre limpo;
- Assistência e trabalho em colaboração e eficaz com o Gestor do Escritório e outros membros da Equipa de Administração, prestando apoio de alto nível em numerosas questões;
- Supervisiona a copa e assegura que os insumos necessários estejam sempre disponíveis em coordenação com a administração e as assistentes;
- Faz a supervisão do inventário da cozinha;
- Controla os contratos de telefone e o mapa mensal de atribuição de créditos;
- Faz a Gestão de gastos fixos (água da FIPAG e água para consumo, luz, telefone incluindo contrato de jardinagem e prestação de serviços de taxi);
- Assegurar todas as medidas de prevenção da COVID 19 no escritório.
Procurement
- Mantém a base de dados dos fornecedores actualizada,
- Faz tracking de requisição desde a submissão até ao pagamento.
- Verifica as requisições.
- Recebe, revê e regista as requisições.
- Garante a submissão atempada de processos ao pagamento.
- Apoia a elaborar processos de Micro compras;
- Apoia na preparação de Ordens de Compra/Serviços;
- Apoia na recepção de Material, e armazenamento;
- Faz gestão do economato.
Outros
- Elaboração de processos de combustível;
- Revisão e manutenção de motorizadas;
- Gestão do activo fixo;
- Executa qualquer outra função atribuídas pelo Oficial de Procurement.
Requisitos Básicos
- Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente;
- Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
- Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
- Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel;
- Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito